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La DIRECCIÓN DE SECRETARÍA MUNICIPAL estará a cargo de un Secretario Municipal, y tendrá las siguientes funciones:


a)    Dirigir las actividades de Secretaría Administrativa del Alcalde, del Concejo Municipal y del Consejo Comunal de Organizaciones de la Sociedad Civil.
b)    Desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales.
c)    Recibir, mantener y tramitar, cuando corresponda, la declaración de intereses establecida por la Ley N° 18.575.
d)    Llevar el registro municipal a que se refiere el artículo 6° de la Ley N° 19.418, sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias.
e)    Llevar el registro municipal a que se refiere la Ley Nº 19.862, que establece Registros de las Personas Jurídicas Receptoras de Fondos Públicos.
f)    Dirigir y organizar la Oficina de Informaciones, Reclamos y Sugerencias (OIRS), velando por el estricto cumplimiento del objetivo de la misma y sus funciones.
g)    Diseñar y/o actualizar anualmente manuales de procedimientos de su dirección e informar al Administrador Municipal.
h)    Confeccionar y/o actualizar anualmente los descriptores de cargos de su Dirección, en coordinación con la Dirección Gestión de Personas, e informar al Administrador Municipal.
i)    Sistematizar cada uno de los indicadores de gestión proporcionados por las unidades a su cargo y remitirlos al Administrador Municipal, para la elaboración del Informe de Gestión de la Municipalidad de Antofagasta.
j)    Todas aquellas demás funciones que le asigne el Alcalde, de acuerdo a los cuerpos legales vigentes, vinculadas al cargo de Director, vinculadas al cargo de Director.

 
De la SECRETARÍA MUNICIPAL, dependerán:

a)    DEPARTAMENTO DE REDACCIÓN, DECRETOS, REGISTRO, DISTRIBUCIÓN Y ARCHIVO
b)    DEPARTAMENTO DE REGISTROS ESPECIALES Y OIRS
c)    OFICINAS DEL CONCEJO MUNICIPAL, COSOC Y PARTES

 
El DEPARTAMENTO DE REDACCIÓN, DECRETOS, REGISTRO, DISTRIBUCIÓN Y ARCHIVO, tendrá las siguientes funciones:

a)    Recepción de las instrucciones Alcaldicias para la confección de Decretos Alcaldicios, Ordinarios y/u Oficios.
b)    Ingreso de las instrucciones Alcaldicias al sistema de correo interno, para su distribución interna.
c)    Redacción y digitación de las instrucciones Alcaldicias y actos administrativos.
d)    Envío de proyecto de Decreto Alcaldicio a las unidades que corresponda para su revisión y visto bueno, si procede, y su seguimiento.
e)    Recepcionar de las unidades respectivas los documentos, para ser enviados a la firma de la autoridad edilicia, Secretario Municipal y a los organismos correspondientes.
f)    Distribuir los documentos confeccionados y registrados, de acuerdo a la distribución particular, a través de la intranet municipal y/o de la Oficina de Servicios Menores y/o correos, según corresponda.
g)    Archivar, almacenar y custodiar todos los Decretos Alcaldicios y demás documentos registrados, con sus respectivos anexos en original.

h)    Efectuar funciones de contraparte técnica del sistema SIAPER de la Contraloría General de la República, ingresando la información requerida de los Decretos de Registro y obtener su Certificado de Registro de ingreso satisfactorio.
i)    Elaborar estadísticas de las actividades que realiza el Departamento, con la finalidad de construir indicadores de gestión.
j)    Todas aquellas demás funciones que le asigne el Secretario Municipal de acuerdo a los cuerpos legales vigentes.

   
Del DEPARTAMENTO DE REDACCIÓN, DECRETOS, REGISTRO, DISTRIBUCIÓN Y ARCHIVO, dependerá:

a)    SECCIÓN DE SERVICIOS MENORES


La SECCIÓN DE SERVICIOS MENORES, tendrá las siguientes funciones:

a)    La distribución interna y externa de la documentación municipal.
b)    Velar por la entrega y/o retiro oportuno de la correspondencia de correos y documentación de los demás organismos de gobierno.
c)    Distribuir copias de decretos, circulares, órdenes de servicio y otras a quien corresponda.
k)    Supervisión de estafetas de la municipalidad.
l)    Elaborar estadísticas de las actividades que realiza la Sección, con la finalidad de construir indicadores de gestión.
d)    Todas aquellas demás funciones que le asigne el Director de acuerdo a los cuerpos legales vigentes.

 
El DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y OIRS, tendrá las siguientes funciones:

Para el ejercicio de la función de REGISTRO, la Secretaria Municipal será la encargada de satisfacer los requerimientos (ingresos, registros, certificados entre otros) de competencia municipal de las Leyes N° 19.418, sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias; Nº 19.862, que establece Registros de las Personas Jurídicas Receptoras de Fondos Públicos y su Ordenanza 001/2004; Nº 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; N° 19.712 del Deporte y N° 20.500 Sobre Asociaciones y Participación Ciudadana en la Gestión Pública.

Además, deberá ingresar en la plataforma de la ley Nº 19.862, que establece Registros de las Personas Jurídicas Receptoras de Fondos Públicos y su Ordenanza 001/2004, el informe de las rendiciones por transferencias a las organizaciones comunitarias, detallando los montos aceptados y rechazados, por cada institución beneficiada, remitido por la Dirección de Administración y Finanzas.

Sin perjuicio de lo anterior, quién desempeñe el cargo de jefe del DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y OIRS, deberá prestar asesoría y ayuda técnica-profesional a la Secretaria Municipal, en materias propias de ésta dirección.


La OFICINA DE INFORMACIONES, RECLAMOS Y SUGERENCIAS (OIRS) será la encargada de satisfacer los requerimientos de información de los servicios que la Municipalidad presta a la comunidad, recepcionar y responder –cuando proceda- los reclamos y sugerencias. Para tales efectos, la Oficina de Informaciones, Reclamos y Sugerencias (OIRS) tendrá las siguientes funciones:

a)    Informar a los usuarios sobre la organización, competencias y funcionamiento de la Municipalidad, sus procedimientos y tramitación a fin de que el público tenga un acceso expedito y oportuno a sus diversos servicios.
b)    Recibir los reclamos y sugerencias presentados por la comunidad, derivándolos al Alcalde, a fin de que la autoridad comunal las remita a las unidades municipales correspondientes de acuerdo a las funciones y competencias de cada una de ellas.
c)    Atención de la central telefónica municipal y la derivación de los llamados.
d)    Elaborar estadísticas de las actividades que realiza la Oficina, con la finalidad de construir indicadores de gestión.
e)    Todas aquellas demás funciones que le asigne el Secretario Municipal, de acuerdo a los cuerpos legales vigentes.


La OFICINA DE SECRETARÍA DEL CONCEJO MUNICIPAL DE ANTOFAGASTA será la encargada de satisfacer los requerimientos de coordinación administrativa, logística e información del Concejo Municipal.

a)    Confección y envió de citación y temarios de las Sesiones Ordinarias y/o Extraordinarias del Concejo Municipal.
b)    Envió de los antecedentes a los Concejales, para su análisis previo a las sesiones de Concejo Municipal.
c)    Confeccionar las Actas de Sesión y Certificados de Acuerdo, tomados en sesiones legalmente constituidas del Concejo Municipal.
d)    Recepción y despacho de correspondencia del Concejo Municipal.
e)    Elaborar estadísticas de las actividades que realiza la Oficina, con la finalidad de construir indicadores de gestión.
f)    Todas aquellas demás funciones que le asigne el Secretario Municipal, de acuerdo a los cuerpos legales vigentes.

   
La OFICINA DE SECRETARÍA DEL CONSEJO COMUNAL DE ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL DE ANTOFAGASTA (COSOC) será la encargada de satisfacer los requerimientos de coordinación administrativa, logística e información del citado Consejo Comunal.

a)    Confección y envió de citaciones y temarios de las Sesiones Ordinarias y/o Extraordinarias del Consejo Comunal de Organizaciones de la Sociedad Civil.
b)    Envió de los antecedentes a los Consejeros, para su análisis previo a las sesiones de Consejo Comunal de Organizaciones de la Sociedad Civil.
c)    Confeccionar las Actas de Sesión y Certificados de Acuerdo, tomados en sesiones legalmente constituidas, del Consejo Comunal de Organizaciones de la Sociedad Civil.
d)    Recepción y despacho de correspondencia del Consejo Comunal de Organizaciones de la Sociedad Civil.
e)    Elaborar estadísticas de las actividades que realiza la Oficina, con la finalidad de construir indicadores de gestión.
f)    Todas aquellas demás funciones que le asigne el Secretario Municipal, de acuerdo a los cuerpos legales vigentes.

 
La OFICINA DE PARTES, será la encargada recepcionar, registrar y del seguimiento de toda documentación que ingrese a la Municipalidad proveniente de otros organismos públicos, privados y/o de la ciudadanía en general.  
 
a)    Recepcionar e ingresar en el sistema de correspondencia municipal, toda la documentación recibida en la Municipalidad, para su distribución.
b)    Asignar el número de Orden de Servicio y/o Providencia en forma correlativa a los documentos que reciba.

c)    Ingreso de Ordenes de Servicios y/o respuestas de Alcaldía y Administración Municipal, al sistema de correspondencia y su distribución a las unidades internas o externas, que corresponden.
d)    Recepción, registro y custodia de antecedentes de las personas jurídicas o naturales, que participen en licitaciones o concursos que realice la Municipalidad.
e)    Elaborar estadísticas de las actividades que realiza la Oficina, con la finalidad de construir indicadores de gestión.
f)    Todas aquellas demás funciones que le asigne el Secretario Municipal, de acuerdo a los cuerpos legales vigentes.